Warenwirtschaft und Status „Zurückgehalten“
Diese Anleitung erklärt, wann Ihre Warenwirtschaft, Ihre Lagersoftware oder Ihr Bestellexport eine neue Bestellung sieht, sobald das Plugin aktiv ist, und was Sie prüfen sollten, damit nichts bearbeitet wird, solange der Kunde noch ändern kann.
Was sich für neue Bestellungen ändert
Ohne das Plugin wird eine neue Bestellung im Status Offen angelegt. Mit dem Plugin und eingeschaltetem Kunden dürfen ihre Bestellung ändern durchläuft jede neue Bestellung mit Änderungsfenster diese Schritte:
- Die Bestellung wird aufgegeben und wechselt sofort von Offen auf Zurückgehalten (englisch: „On hold“).
- Der Kunde kann die Bestellung für die Dauer des Fensters ändern.
- Endet das Fenster, setzt das Plugin die Bestellung zurück auf Offen. Ab dann läuft sie durch Ihre normale Abwicklung.
Das Fenster endet zu seiner Frist, die Freigabe läuft aber alle 5 Minuten in einer Hintergrundaufgabe. Eine Bestellung kann deshalb bis zu etwa 5 Minuten nach ihrer Frist Zurückgehalten bleiben, bevor sie wieder Offen ist.
Wann Ihre Warenwirtschaft die Bestellung sieht
Eine Anbindung oder ein Export, der Bestellungen im Status Offen abholt, sieht eine neue Bestellung erst nach dem Ende ihres Fensters. Frühestens also:
Bestellzeitpunkt + Dauer des Fensters + bis zu 5 Minuten bis zur Freigabe + Abrufintervall der Anbindung
Beim Standardfenster von 30 Minuten und einer Anbindung, die alle 10 Minuten abruft, kann eine Bestellung bis zu etwa 45 Minuten brauchen, bis sie in der Warenwirtschaft ankommt. Das ist gewollt: Die Warenwirtschaft erhält die Bestellung erst in ihrer endgültigen Form.
Ist Ihrem Lager das zu lang, verkürzen Sie Dauer des Fensters (Minuten) in den Plugin-Einstellungen. Das beendet auch bereits offene Fenster, die älter als die neue Dauer sind.
Schritt 1: Prüfen, was Ihre Anbindung abholt
Prüfen Sie in den Einstellungen Ihrer Anbindung oder Warenwirtschaft, welche Bestellungen abgeholt werden.
- Sie holt nur Bestellungen im Status „Offen“ ab. Nichts zu tun. Zurückgehaltene Bestellungen bleiben für sie unsichtbar, bis sie freigegeben sind.
- Sie holt jede neue Bestellung ab oder wählt nach Zahlungsstatus oder Datum aus. Dann holt sie auch Bestellungen ab, die noch Zurückgehalten sind und sich noch ändern können. Beschränken Sie den Abruf auf den Bestellstatus Offen. Geht das nicht, lesen Sie den Hinweis unter dieser Liste.
- Sie setzt die Bestellung beim Abholen auf „In Bearbeitung“ oder einen anderen Status. Bei eingeschaltetem Fenster beenden, wenn sich der Bestellstatus ändert (Standard) beendet dieser Wechsel das Fenster sofort, und der Kunde kann die Bestellung nicht mehr ändern. Das ist die gewollte Absicherung, der Kunde verliert aber seine restliche Zeit.
Kann Ihre Anbindung nicht nach Status filtern, schalten Sie Kunden dürfen ihre Bestellung ändern für den Verkaufskanal aus, den sie bedient. Die Einstellung kann je Verkaufskanal unterschiedlich sein: Wählen Sie den Verkaufskanal oben auf der Konfigurationsseite.
Schritt 2: Flows prüfen, die auf „Offen“ reagieren
Shopware legt eine neue Bestellung direkt im Status Offen an. Das zählt normalerweise nicht als Betreten des Status, ein Flow mit dem Auslöser Status erreicht für Offen startet also nicht, wenn eine Bestellung aufgegeben wird.
Mit dem Plugin verlässt jede Bestellung mit Fenster den Status Offen beim Kauf (wenn sie zurückgehalten wird) und betritt ihn wieder bei der Freigabe. Dadurch gilt:
- ein Flow auf Status erreicht: Offen (
state_enter.order.state.open) läuft jetzt für jede solche Bestellung, und zwar, wenn das Fenster endet - ein Flow auf Status verlassen: Offen (
state_leave.order.state.open) läuft jetzt für jede solche Bestellung, und zwar direkt beim Kauf
Die Konfigurationsseite nennt diese Flows. Oben in der Karte Änderungsfenster steht der Hinweis „Mit aktiver Bestelländerung betritt oder verlässt jetzt jede Bestellung den Status Offen, daher löst jede Bestellung Folgendes aus: …“, gefolgt von den Namen der Flows.
Für jeden Flow in dieser Liste:
- Öffnen Sie Einstellungen > Flow Builder und dort den Flow.
- Entscheiden Sie, ob er für jede Bestellung laufen soll. Ein Flow, der die Bestellung exportiert oder an einen Versanddienstleister übergibt, tut das jetzt für jede Bestellung nach dem Fenster. Macht Ihre Anbindung das bereits, kommt die Bestellung doppelt in Ihre Warenwirtschaft.
- Fügen Sie eine Bedingung hinzu, die den Flow auf die gemeinten Bestellungen beschränkt, legen Sie ihn auf einen anderen Auslöser oder deaktivieren Sie ihn.
Der Hinweis bleibt, solange ein aktiver Flow einen der beiden Auslöser nutzt. Soll der Flow für jede Bestellung laufen, können Sie den Hinweis ignorieren.
Schritt 3: Bestellübersicht in der Administration beachten
Bestellungen im Fenster stehen in der Bestellübersicht und auf der Detailseite mit dem Status Zurückgehalten. Wer Bestellungen von Hand bearbeitet, sollte sie in Ruhe lassen, bis sie wieder Offen sind. Setzt jemand eine Bestellung weiter (etwa auf In Bearbeitung), endet das Fenster sofort, und alles, was der Kunde noch nicht bestätigt hatte, entfällt.
Eine zurückgehaltene Bestellung von Hand auf Offen zu setzen, beendet ihr Fenster nicht, denn Offen gilt weiterhin als „noch nicht in Bearbeitung“. Die Bestellung ist dann für Ihre Warenwirtschaft sichtbar, obwohl der Kunde sie noch ändern kann. Lassen Sie zurückgehaltene Bestellungen daher zurückgehalten, bis das Fenster vorbei ist.
Die Bestelldetailseite zeigt neben der Bestellnummer Änderbar bis und die Uhrzeit, damit Ihr Team sieht, warum die Bestellung wartet.
Was beim Ausschalten passiert
- „Kunden dürfen ihre Bestellung ändern“ ausschalten: Keine neue Bestellung wird mehr zurückgehalten. Noch zurückgehaltene Bestellungen gibt der nächste Lauf der Hintergrundaufgabe frei.
- Plugin deaktivieren: Jede noch zurückgehaltene Bestellung wird sofort freigegeben, und jedes offene Fenster wird geschlossen.
- Plugin deinstallieren: Noch zurückgehaltene Bestellungen werden auf Offen gesetzt. E-Mail-Templates und Flows bleiben in Ihrem Shop. Auch der Status Zurückgehalten bleibt, damit die Statushistorie früherer Bestellungen erhalten bleibt, aber keine Bestellung kann ihn mehr erreichen.